10分钟工作E-mail写作指南

我们每天都要写email，可我们比较少花时间去研究写好它。

今天看了一本叫《email这样写，谁都会赞》的快餐书，结合我自己的一些体会摘录出要点，让这个快餐书读得更快一点。

1. email是职场人中重要的沟通工具，写email要有处女座精神；

2. 讨论的工作用聊天工具，达成结论的事情才发邮件；

3. 快速理解邮件内容四步法:

• 邮件发给你，还是抄送给你？
• 邮件说了什么内容？
• 邮件需要我干些什么？
• 我要不要回复？

4. 不要情绪化地回复脑残邮件；

5. 将已经阅读、但未处理的邮件放入待办文件夹。每天定时查看两次，尽快将待办文件夹清空；

6. 重要的email要定时备份到网络中；

7. 电话或聊天工具沟通完后，再用邮件确认自己的理解和记录是否准确，以防日后的纠纷，先小人，后君子；

8. 专业email的六个元素:

• 打招呼，如你好xxx；
• 一两句话的「自报家门」，如我是渣雷会员项目的黎小晨、我是电话跟你沟通xxx的黎小晨；
• 直接表明你的意图，如以下是我们项目组讨论后的工作事项、我需要你帮忙协助下面几件事情；
• 具体的工作、跟进人、时间，如mandy要采购1000个年费会员，单价100元，对方已付款，xxx跟进，最迟今天下午将激活码发给mandy；
• 礼貌性结束语，如有问题随时联系我、非常感谢；
• 专业的签名档，姓名、公司、职位、邮箱手机等工作联系方式、公司统一的广告语和尺寸克制的logo；

9. 不要在工作邮件中出现小群体用的绰号、卖萌表情符号、散装英语；

10. 正文不要超过三种字体。格式简单，内容清晰即可；

11. 回复不要超过当天。需要长时间处理的可以先回复「邮件已收到，我需要一些时间处理，完成后立即回复」；

12. 自动回复的内容，要说明为什么没办法人肉回复。如「我现在正在度假，网络不好，预计半个月后回来。有急事请联系公司xxx」；

13. 点击全部回复之前要三思；

14. 邮件的标题要精炼，让对方一看就知道你要干什么，如xxxxx会议纪要及落实的工作计划；

15. 邮件的写作顺序

• 添加附件写正文；
• 写收件人、抄送人；
• 深呼吸10秒钟；
• 重新阅读检查语法问题，描述问题；
• 点击发送；

16. 对于特别重要的邮件，正式发送前请先发给自己检查；

17. 精简收件人名单，收件人只写需要回复或者行动的人；

18. 抄送人是需要了解事情进度、但不需要出工出力的人（有时候抄送人也会回复邮件），记得抄送给自己的领导；

19. 没人有耐心读唐僧式的邮件，正文内容要最好不超过一屏，用1、2、3的要点提炼出来，方便阅读；

20. 多用短句，少用长句；多用大白话，少用官文；多具体直接，少模棱两可；多就事论事，少虚假客气；

21. 需要别人重点关注的，字体用颜色或者加粗提示；

22. 谨慎使用密送，如果你不知道啥叫密送，那就一直不知道好了；

23. 需要对方回复或者行动的，要明确标出，如迅雷会员双十一促销活动策划方案，目标1000万销售额，跟进人黎小晨；

24. 转发的邮件要清楚说明转发目的，需要收件人干什么。如果只是随便看看，就说明「请各位关注了解」即可；

25. 工作邮箱和私人邮箱分开；

#专栏作家#

黎晨，微信公众号xiaochenxiangtaiduo。人人都是产品经理专栏作家，毕业后在迅雷服役8年，从零开始参与迅雷史上最赚钱业务（迅雷会员）的大部分工作。做过c++工程师、数据分析师、迅雷会员运营总监，在付费用户运营上有很多一线实战经验，可惜还没能把工作当玩耍。

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